Позаботьтесь обо всём

Вы отвечаете за всё.

Часто экспоненты жалуются на факторы, не относящиеся напрямую к коммерческой составляющей выставки: отсутствие недорогих номеров в гостиницах во время проведения выставки, сложности при заезде и выезде, проблемы с парковкой, длинные интервалы между рейсами и давку при посадке на бесплатные автобусы до выставочного комплекса, грубость охранников, медлительность сервисных служб, отсутствие свободных мест в гардеробе или камере хранения, плохую работу сотовой связи, духоту или холод в павильонах, очереди и табачный дым в туалетах, отсутствие свободных мест и высокие цены в зонах питания, отсутствие денежных купюр в банкомате, высокие цены на услуги оперативной печати и ксерокопирование и т.д.

Все эти проблемы и негативные эмоции так или иначе проецируются на вас и омрачают впечатление от вашей выставки. Клиенты знают вас, и им не важно, по чьей вине сложилась проблемная ситуация, претензии они скорее всего будут предъявлять именно вам.

В ваших интересах сделать всё, чтобы участники и посетители остались довольны пребыванием на выставке и услугами ваших подрядчиков. Если ваши сервис-провайдеры (застройщики, бюро перевода, туристическое агентство, логистическая компания, служба кейтеринга и т.д.) допускают ошибку, ответственность ложится на вас.

Отвечайте перед клиентами за ваших подрядчиков, а если возникают проблемы, не оправдывайтесь, перекладывая вину на кого-то другого — это, как правило, вызывает ещё большее раздражение у клиентов. Просто извинитесь и решите проблему. Фиксируйте и анализируйте трудности, с которыми сталкиваются ваши клиенты, чтобы исключить или свести к минимуму возможность их повторного появления.

Уделите особое внимание сохранности материальных ценностей клиентов.

Не раз отношения с клиентами портились или вовсе прерывались из-за пропажи на выставке дорогостоящих экспонатов, ноутбуков и т.п. Предупреждайте возникновение конфликтных ситуаций из-за пропажи вещей, принадлежащих клиентам. Во время выставки можно транслировать объявление с просьбой внимательно следить за материальными ценностями. Чтобы обеспечить сохранность ноутбуков, рекомендуйте клиентам использовать «тросы безопасности».

Содержите выставку в чистоте. Если ваша выставка проходит в «грязное» время года, разместите при входе в павильон специальное покрытие, чтобы грязь не растаскивалась по проходам и стендам. Поддерживайте чистоту в зоне входа, регулярно проводите уборку или меняйте покрытие.

Привлечённый персонал.

Часто случается, что привлечённые на время выставки сотрудники работают недобросовестно. Обязательно проведите инструктаж временного персонала, чётко объясните задачи, правила работы и поведения, контролируйте их работу в течение выставки. Не забывайте, что на это время они становятся лицом вашей компании.

Создавайте представителям СМИ максимально комфортные условия для работы, предоставляйте им доступ в информационный центр, специальные зоны, на мероприятия деловой программы, пригласите их на вечерний приём, чтобы выставка произвела на них благоприятное впечатление и они захотели написать о ней в позитивном ключе.