Регламентирование закупок

Для проведения эффективных закупок необходимо сочетание как минимум трех элементов: проработанных правил проведения закупок, квалифицированных специалистов, осуществляющих работу с контрагентами, и органа, осуществляющего их объективный выбор.

Как мы уже отмечали, возможны разные схемы построения системы закупок. Наиболее общей, реализующей конкурентный способ отбора контрагентов, является трехэлементная схема “заказчик/закупщик/контролер” (один из ее вариантов см. на рис. 1.6.).

Рис. 1.6. Взаимодействия в ходе закупки

Заказчик формирует требования к продукции (техническое задание) и согласует его с отделом закупок, который готовит материалы, необходимые для проведения закупки (такие, как котировочная или конкурсная документация). Материалы представляются на утверждение конкурсной комиссии.

После этого отдел закупок привлекает заявки (предложения, котировки) от поставщиков, и конкурсная комиссия принимает решение о выборе контрагентов, при необходимости привлекая для работы экспертов. Отдел закупок проводит переговоры с поставщиком и заключает договор.

Для реализации вышеописанного процесса необходимы документы, которые регламентируют порядок проведения закупки, взаимодействия подразделений и выбора поставщика. В “минимальный” набор входят:

• Положение о закупках.
• Регламент проведения закупок. · Положение о конкурсной комиссии.
• Приказы руководства, касающиеся деятельности конкурсной комиссии (в первую очередь - о назначении членов комиссии).

а также

• Типовая конкурсная документация, методические материалы и т. п.

Положение о закупках

Данный документ определяет используемые в организации способы закупок, условия и порядок их применения.

Положение о закупках обычно состоит из следующих разделов:

1. Общие положения (сфера и порядок применения данного положения).
2. Список терминов и определений (раскрытие всех используемых терминов и определений).
3. Требования к поставщикам (квалификационные требования, правила и процедура проведения квалификационного отбора).
4. Способы закупок и условия их использования (описание всех применяемых способов закупок).
5. Основной способ закупок (правила проведения открытого конкурса, включая критерии определения победителя и порядок заключения договора).
6. Методы закупок, отличные от открытого конкурса (правила проведения закупок).
7. Документооборот (требования к оформлению протоколов, отчетов и т. п.). Иногда в положение о закупках включается и раздел, регламентирующий деятельность конкурсной комиссии:
8. Конкурсная комиссия (регламент ее работы). и
9. Заключительные положения (увязка положения о закупках с принятыми ранее документами, процедура вступления его в силу и т. п.).

Регламент проведения закупок

Регламент проведения закупок описывает работу и порядок взаимодействия подразделений заказчика, участвующих в закупке, и механизм принятия всех решения.

Образно говоря, если положение о закупках задает стратегию закупок, то регламент отвечает за тактику. Положение описывает, какой способ закупки в каком случае применяется, и как происходит выбор контрагента. Регламент задает порядок взаимодействия подразделений заказчика в ходе закупки (см. пример 1.4.).

Пример 1.4. Две стороны одной медали (Положение и регламент закупок).

В Приложении 3. приведен пример регламента проведения закупок (не являющийся эталоном, но используемый на практике).

Особую проблему представляют собой договора, предусматривающие автоматическую пролонгацию при отсутствии возражений договаривающихся сторон. Хотя формально это не относится к закупкам, ревизию подобных соглашений целесообразно проводить регулярно, анализируя не только успешность выполнения их контрагентом, но и текущую рыночную ситуацию. Ведь не смотря на отсутствие нареканий, возможно условия договора (единичные расценки, сроки, качество и т. д.) уже далеки от оптимальных, по сравнению с изменившимися за это время предложениями других фирм.

Конкурсная комиссия

Для обеспечения объективности, все решения о выборе контрагентов должны приниматься коллегиальным органом – конкурсной комиссией. Эта комиссия обычно формируется из руководящих сотрудников организации, которые в случае необходимости могут привлечь к работе экспертов в той или иной области. Цель работы комиссия двояка: с одной стороны, включение в ее состав руководящих сотрудников ключевых подразделений позволяет сделать выбор контрагента объективным. С другой - контролируется работа организатора закупок и заказчиков на предмет эффективности и целесообразности.

Основными функциями конкурсной комиссии являются:

• согласование способа закупки;
• согласование закупочной документации (конкурсной и котировочной, запросов предложений и т. д.);
• проведение процедур вскрытия заявок (предложений);
• оценка заявок;
• принятие решения о выборе поставщика;
• рассмотрение вопросов участников и обжалований результатов конкурсов в качестве первой инстанции;
• принятие иных принципиальных решений по конкурентным закупкам.

Что касается количества членов комиссии, то желательно сохранять численность в рамках 5-7 человек. При дальнейшем увеличении числа членов комиссии ее работоспособность постепенно снижается.

Персональный состав комиссии зависит от функциональной структуры организации, в любом случае желательно ввести в нее представителей основных закупающих подразделений (рангом не ниже заместителя руководителя подразделения), юридической службы, бухгалтерии и службы безопасности.

Деятельность конкурсной комиссии определяется положением о закупках, регламентом проведения закупок и положением о конкурсной комиссии. Последний документ состоит обычно из следующих разделов (элементов):

1. Цели и задачи конкурсной комиссии.
2. Порядок формирования конкурсной комиссии.
3. Функции конкурсной комиссии.
4. Права конкурсной комиссии.
5. Порядок проведения заседаний конкурсной комиссии.
6. Организационное и документационное обеспечение деятельности конкурсной комиссии.