Построение пирамиды сверху вниз

Обычно пирамиду легче строить с вершины. Это объясняется тем, что вы в первую очередь обдумываете то, в чем наиболее уверены, то есть предмет разговора, который должен быть знаком и читателю. О предмете напоминает вводная часть документа.

Но написать вводную часть не так просто. Ее структура должна позволять постепенно, одну за другой, представить необходимые идеи.

Для того чтобы написать вводную часть, следуйте схеме, изображенной на рис. 4 и описанной ниже.

1. Нарисуйте прямоугольник. Он будет вершиной вашей пирамиды. Если вам уже известен обсуждаемый Предмет, впишите его в прямоугольник. Если нет, переходите к шагу №2.
2. Определите Вопрос (В). Попробуйте представить своего читателя. Кому адресован ваш документ и о чем читатель может спросить? Если вы это знаете, то сформулируйте Вопрос и переходите к шагу №3. Если нет, переходите к шагу №4.
3. Напишите Ответ (О), если вы его знаете, или отметьте, что вы дадите его ниже.
4. Определите Ситуацию (С). Вы должны быть уверены, что четко представляете себе Вопрос и Ответ — только тогда вы сумеете их сформулировать. Для этого вы рассказываете о Предмете и сложившейся вокруг него Ситуации, а затем делаете первое неопровержимое утверждение. Важно подобрать такое утверждение, с которым читатель будет согласен — либо потому, что он о нем что-то знает, либо потому, что это широко известный факт.
5. Опишите Развитие Ситуации (Р). Вы рассказываете, что в описанной вами Ситуации что-то произошло: возникла проблема или выявилась некая логическая несовместимость. И здесь вы начинаете диалог с читателем. Представьте, что в ответ на ваш рассказ читатель утвердительно кивает и говорит: «Да, я знаю. И что дальше?» Помните, что Развитие Ситуации должно инициировать Вопрос.
6. Перепроверьте Вопрос и Ответ. Если утверждение о Развитии Ситуации не вызвало у читателя Вопроса, замените данное утверждение другим. Не исключено, что вы неправильно определили Развитие Ситуации либо Вопрос.

Цель всей этой процедуры заключается в том, чтобы убедиться, что вы знаете, на какой Вопрос пытаетесь ответить. После этого все встает на свои места.

При помощи изложенного выше приема попробуем продемонстрировать ход ваших мыслей на примере служебной записки, составленной бухгалтером одной крупной компании по производству напитков.

Доставив продукцию покупателям, водители отсылают в бухгалтерию накладную с указанием кода товара, даты и объема поставки. Эти накладные являются основой системы выставления счетов, которая организована следующим образом:

Один из клиентов компании, большой фаст-фуд (назовем его компанией Н), размещает большие заказы на поставку напитков. Для упрощения собственного бухгалтерского учета компания Н желает наладить систему ежедневного отслеживания получаемых ею счетов. Она интересуется, можно ли оставлять накладные у себя, записывать их данные на диск, самостоятельно подсчитывать итоговую сумму и раз в месяц отправлять диск вместе с чеком в главный офис компании по производству напитков.

Другими словами, она предлагает следующую систему:

Главному бухгалтеру компании — производителя напитков было поручено оценить целесообразность подобных изменений. Но в своей служебной записке он не отвечает на поставленный вопрос, а лишь описывает, как могла бы работать такая система:

Компания `Н` обратилась к нам с просьбой рассмотреть целесообразность введения нового процесса обработки накладных на основе данных, которые будут сохраняться на диске и передаваться нам для внесения в нашу систему учета. Мы рассмотрели данное предложение и приняли следующее решение:

1. Наше основное требование к бухгалтерским документам, получаемым из внешних источников, заключается в наличии в них следующих реквизитов:

    * номера головной компании;
    * номера магазина;
    * номера накладной;
    * суммы каждой накладной;
    * даты доставки по каждой накладной.

Для удобства мы могли бы предоставить компании `Н` номер их головной компании и все номера их магазинов, которые занесены в нашу базу данных по клиентам. Компания `Н`, в свою очередь, могла бы внести эту информацию в свою систему.

2. Компания `Н` разработает программу, которая будет извлекать информацию о неоплаченных накладных из ее базы данных по кредиторской задолженности.

Конечный файл будет иметь формат, совместимый с нашей системой учета платежей. Записанные на диск данные будут отсылаться нам вместе с чеком. Когда наш отдел обработки данных получит данный диск, вся информация по накладным будет сохранена согласно реквизитам, указанным выше. Конечным результатом должно быть равенство между суммой принятых и сохраненных на диске накладных и суммой, указанной в предоставленном чеке.

3. На последней стадии процесса все данные будут внесены в нашу систему учета. Таким образом, по номеру накладной можно будет сравнить сумму счета за отгруженную продукцию и сумму оплаты.

Если бы вы оказались на месте главного бухгалтера и использовали правила, продемонстрированные на рис. 4, то поступили бы следующим образом:

1. Первым делом вы нарисовали бы прямоугольник и задались вопросами: «Какой Предмет я собираюсь проанализировать?» («Просьбу компании Н о внесении изменений».)
2. «На какой Вопрос я должен ответить?» («Устраивают ли нашу компанию эти изменения?»)
3. «Каков Ответ?» («Да».)
4. Размышляя над вводной частью документа, вы проверили бы, правильно ли выбраны Вопрос и Ответ, перейдя для этого к описанию Ситуации. Первым предложением здесь должно быть неопровержимое утверждение о Предмете. Какой факт не вызовет сомнений и вопросов у читателя? (Клиент попросил внести изменения в процесс обработки накладных.) Избегайте в этой части описания необходимых изменений — вам необходимо лишь четко определить главную идею.
5. Затем вы представили бы, что читатель говорит: «Да, мне это известно. И что дальше?» Это направило бы вас к утверждению относительно Развития Ситуации. («Вы просили оценить, стоит ли вносить эти изменения».) Определив таким образом Вопрос, вы видите, что он соответствует Ответу. Значит, ваше основное утверждение соответствует ожиданиям читателя.
6. Установив, что вносить изменения имеет смысл, можно спуститься на следующий уровень и определить новый вопрос читателя. («Почему?»)

7. В ответ на вопрос «Почему?» всегда перечисляются причины. Таковы здесь будут все идеи Главного Уровня:

   • Мы будем получать нужную нам информацию.
   • Мы сможем улучшить ликвидность.
   • Мы сможем сократить объем выполняемой нами работы.
8. Установив, что все причины следуют в логическом порядке, можно спуститься еще на один уровень и выяснить, что необходимо сказать в поддержку каждой из них. Однако если документ небольшой, можно и не делать этого во введении, а восстановить свои рассуждения при непосредственном написании каждого раздела.

С    = Клиент попросил внести изменения
PC = Вас попросили выяснить, целесообразно ли это делать
В    = Это целесообразно? 

Как видите, нам удалось определить информацию, непосредственно относящуюся к вопросу читателя. Это помогает сконцентрироваться на вопросе и ответить на него исчерпывающе, а не частично, как в исходном примере. Ну и конечно, такой способ изложения позволяет понять смысл документа без лишних затруднений.