Материал предоставлен https://it.rfei.ru

Построение пирамиды снизу вверх

Зачастую возникают проблемы при выстраивании верхней части пирамиды. Иногда вы не можете точно определить Предмет или понять Вопрос или не знаете, какая информация читателю известна, а какая — нет. В таких случаях переходите сразу к Главному Уровню.

Если у вас уже готовы некоторые утверждения Главного Уровня — замечательно. Но зачастую и этого нет. Несмотря на это, вы сможете развить идеи снизу вверх, применив один несложный процесс, состоящий из трех этапов:

  1. Перечислите все утверждения, которые вы хотели бы включить в документ.
  2. Определите связи между ними.
  3. Сделайте выводы.

На примере документа, требующего доработки, посмотрим, как этот метод действует на практике. Перед вами служебная записка, составленная молодым консультантом для своего руководителя спустя две недели после приема на работу. Клиент — одна из типографий.

О данной ситуации мы знаем только то, что изложено в служебной записке. Наша задача заключается лишь в том, чтобы представить текст в форме, понятной для читателя.

Бессвязная аргументация

Кому:	         Дата:
От:	         Тема: TTW

Данный документ представляет собой краткое изложение результатов работы, проделанной за последние 2 недели.

Как известно, при издании новых книг наибольшая доля расходов приходится на набор текста: от 40% в случае с твердым переплетом до 50—55% для книг в мягкой обложке.

Основные составляющие расходов, связанных с набором текста:

30—50% :   Машинный набор
17—25% :   Корректура
10—16% :   Внесение правки и сверка
10—20% :   Верстка
10—15% :   Спуск

Сравнительный анализ стандартов компании PAR показывает, что TTW имеет относительно низкий показатель производительности в наборных процессах. В настоящий момент аналитики работают над некоторыми специально отобранными мною примерами.

Каждая книга обязательно проходит ряд стандартных этапов, что должно гарантировать качество. И это могло бы частично объяснить неконкурентоспособность TTW в области набора простых текстов.

Интересно узнать структуру расходов по набору текста в компании Aylesbury. По этому поводу я разговаривал с Роем Уолтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем Кеннеди. Кеннеди хочет провести эксперимент, который бы позволил выяснить следующее: 1) можно ли из процесса набора исключить некоторые этапы, особенно для определенных видов изданий; 2) каковы причины низкого уровня производительности (то есть почему TTW отстает по этому показателю от PAR).

В настоящий момент компания перегружена работой по набору текстов. Многие заказы не выполняются в срок. Особенно остро стоит проблема нехватки персонала. TTW платит более низкую зарплату, чем другие типографии, поэтому ей очень тяжело найти и удержать квалифицированных работников.

В настоящее время компания столкнулась с новым требованием профсоюза. Кроме того, недавно уволились еще два специалиста. В отделе работает меньше людей, чем требуется, а выплаты за сверхурочные часы работы превысили бюджет на 50%.

Этап 1: Перечислите все утверждения

Проблемы Предложения
1. Низкая производительность для дешевых изданий. 1. Упрощение технологической цепочки области набора.
2. Одинаковые для всех изданий этапы. 2. Повышение производительности набора при помощи новых методов.
3. Завышенные цены для простых изданий.
4. Невыполнение заказов в установленные сроки.
5. Низкая зарплата.
6. Нехватка людей.
7. Большое количество сверхурочных часов.
8. Отставание от PAR по производительности в наборе.

Так как всегда легче оценить предлагаемые решения, нежели описанную ситуацию, начнем с рекомендаций. Какая существует связь между упрощением процесса и введением новых методов? Никакой. Поиск сходства между ними не приведет ни к каким результатам.

Теперь перейдем к проблемам. Присмотревшись к ним, вы обнаружите некоторые причинно-следственные связи и захотите изложить их как можно более наглядно.

Этап 2: Определите связи

Этот анализ позволяет выделить две отдельные группы аргументов. Возможно, некоторые важные доводы были упущены, но это не страшно. Теперь вы можете сделать выводы. Либо составитель документа утверждает, что расходы так высоки в связи с низкой производительностью и большим количеством сверхурочных часов, либо он утверждает, что для снижения расходов необходимо упростить методы набора и поднять зарплату.

Этап 3: Сделайте выводы

Чтобы из этих двух утверждений выбрать правильное, необходимо прочесть введение. Есть ли в служебной записке уже известная читателю информация? Очевидно, он понимает значимость расходов и знает, что TTW не способна конкурировать по ценам на простые издания и что никто из сотрудников TTW не может оценить, насколько высоки их затраты. Итак, размышления читателя выстраиваются следующим образом:

1. Предмет	=   Расходы, связанные с набором текстов.
2. Вопрос	-   Являются ли они слишком высокими?
3. Ответ	=   Да.
4. Ситуация	=   Расходы на наборные процессы являются
основной составляющей общих расходов.
5. Развитие Ситуации  =   Неизвестно, является ли их доля в общей сумме расходов завышенной, но не исключено, что неконкурентоспособность обусловлена именно этим.
Вопрос (2)	=   Можно ли их снизить?
Ответ (3)	=   Да, можно.
6. Новый Вопрос	=   Как?
7. Главный Уровень	=   Исключить ненужные этапы в процессе набора и поднять зарплату исполнителям до уровня конкурентов.

Новая версия служебной записки более проста для понимания. Вы можете не согласиться с аргументами, но по крайней мере они представлены настолько ясно, что вы как читатель можете оценить, согласны ли вы с ними.

Полностью перепишем служебную записку, чтобы продемонстрировать: вся вводная часть должна состоять из утверждений Главного Уровня. Благодаря этому читатель примерно за полминуты сможет уловить ход мыслей автора. И так как в остальной части документа поясняются утверждения, сделанные во введении, читатель может быть уверен, что никакие новые важные утверждения дальше в тексте не появятся и не удивят его. Следовательно, он может оценить, достаточно ли у него времени для прочтения всего документа. Если в течение первых 30 секунд ход мыслей понять невозможно, следует переписать документ заново.

Письмо, в котором понятно изложены выводы

Кому:	                                          Дата:
От:	                                            Тема: TTW

Последние две недели я провел в Aylesbury, изучая расходы отдела по набору текстов. Как известно, расходы по набору текста составляют 40% для книг в твердом переплете и 50—55% для книг в мягкой обложке. TTW не знает, являются ли ее расходы слишком высокими. Тем не менее компания считается неконкурентоспособной в наборе простых изданий.

Наши предварительные исследования свидетельствуют о том, что расходы по набору можно было бы значительно сократить за счет:

- исключения ненужных этапов из процесса;
- повышения зарплаты до уровня конкурентов.

     Исключение ненужных этапов.

По показателям производительности в машинном и ручном наборе TTW отстает от PAR на 20—50%. Изучение процесса показало, что каждое издание, от Библии до детектива, проходит при наборе практически одни и те же этапы. Это могло бы частично объяснить, почему компания неконкурентоспособна.

Я обсуждал результаты исследования с Роем Уолтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем Кеннеди. Кеннеди хочет провести эксперимент, который позволил бы выяснить следующее: 1) можно ли исключить из процесса некоторые этапы, особенно для простых изданий, и 2) каковы причины низкого уровня производительности по сравнению с PAR.

Начиная со следующей недели мы собираемся проконтролировать процесс набора простых изданий, отследив при этом, во-первых, влияние изменения количества корректур и затраченного на них времени на качество работ и, во-вторых, реакцию клиентов на эти изменения. Достигнутая таким образом экономия может составить порядка 10% от суммы расходов на наборные процессы. Мы также проведем детальное исследование методов набора, чтобы сократить разницу в показателях производительности по сравнению с PAR.

     Повышение зарплаты.

В TTW зарплаты ниже, чем в других типографиях. Поэтому она столкнулась с проблемой поиска и удержания работников. Недавно уволились два наборщика, и в отделе не хватает людей. В результате сроки не соблюдаются, а оплата сверхурочных часов оставшимся превышает бюджетный показатель более чем на 50%.

В настоящее время компания столкнулась с новым требованием профсоюза, который может заставить ее повысить зарплату. Если все так и произойдет, то компания сможет принять на работу хороших специалистов и снизить расходы на оплату сверхурочных часов.

Обратите внимание на заголовки в тексте: они позволяют выделить основные утверждения, чтобы читатель мог быстро найти детальное объяснение каждого из них. Это особенно удобно, если документ очень большой. Поэтому вам следует научиться формулировать заголовки, которые отображают идеи, а не категории. Избегайте заголовков типа «Результаты исследования» или «Выводы»: они не информативны.

И наконец, несколько слов о стиле письма. Если вы еще раз внимательно прочтете обе версии служебной записки, то заметите, что они мало отличаются друг от друга по стилю и формулировке предложений. Ясность второй версии документа объясняется пирамидальным выстраиванием идей, а не стилем написания или подбором более совершенных выражений и формулировок.

Построение пирамиды сверху внизСоветы начинающим