Основными принципами прокьюремента являются:
Постараемся разобраться, что скрывается за этими определениями.
Информация о проведении закупок должна быть своевременно и в полном объеме доступной для всех потенциальных поставщиков. Это означает, что поставщики должны иметь достаточно времени на подготовку своих коммерческих предложений и четко представлять процедуру и требования к квалификации и критерии, по которым заказчик выбирает контрагента.
Для информирования поставщиков о проведении закупок заказчик использует средства массовой информации, включая электронные, а также рассылает адресные приглашения интересующим его поставщикам и компаниям, выразившим ранее заинтересованность в работе с заказчиком, квалификация которых отвечает его требованиям.
Все реализуемые процедуры и принимаемые решения должны быть прозрачными для контролирующего органа (подразделения), а следовательно, они должны документироваться, с четким изложением мотивировки выбора и иных действий организатора закупки.
При проведении закупок их организатор должен четко соблюдать установленные правила и процедуры, неся ответственность за проведение закупки. В случае нарушения правил и порядка проведения закупок, сотрудники несут персональную ответственность.
Все ключевые моменты должны фиксироваться в соответствующих документах (протоколы, отчеты и т. п.). При необходимости они представляются уполномоченным на проведение проверок и контроля подразделениям.
Оптимальный результат закупки возможно получить только в условиях свободной конкуренции (за исключением особых случаев). Поэтому выбор контрагента должен проводится на принципах состязательности – поставщики должны конкурировать за получение заказа.
Однако конкуренция не должна быть абсолютной – к участию в закупочных процедурах должны допускаться только поставщики, отвечающие требованиям заказчика в части квалификации и надежности. Количество поставщиков, участвующих в закупке также следует ограничивать «квалификационным барьером» - иначе затраты на оценку большого числа предложений превысят экономию от выбора оптимального.
Все правила проведения закупок, требования по квалификации и порядок определения победителя должны устанавливаться заранее и быть одинаковыми для всех поставщиков. Никакая дискриминация участников и изменение правил в ходе закупок не допускается. В противном случае выгодные поставщики могут отказаться принять участие в подобных закупках
Пример 1.3. Недопустимость изменений правил закупок
В мае 2002 года министр транспорта Словакии йозеф Мажейко попытался отменить итоги правительственного конкурса на поставку железнодорожного оборудования. Тендер был выигран швейцарской компанией Stadler и местной ZOS Vrutky. Однако еще один соискатель – французская Alcatel заявила, что предлагала выполнить условия правительственного подряда за меньшую сумму, чем консорциум Stadler–ZOS Vrutky. Министр принял аргументы Alcatel и объявил о пересмотре итогов конкурса. Тем не менее премьер-министр Микулаш Джуринда (кстати, организацией конкурса занимался его родной брат) блокировал решение господина Мажейко и отправил его в отставку. Результаты конкурса были объявлены действительными.
В случае использования механизма преференций, они не должны быть чрезмерными (более 5-10 %), а в идеале – касаться только ситуаций равенства предложений (”при прочих равных”).
Следование принципу равенства и справедливости важно не только с позиции честного ведения бизнеса (тем более что во многих странах это иногда практически невозможно). Гораздо актуальнее то, как поставщики относятся к закупке конкретного заказчика. Если уверенности в честности и объективности заказчика у поставщиков нет, то (в случае заинтересованности) они скорее будут стараться не сделать наиболее выгодное для заказчика предложение, а лично заинтересовать сотрудников, ответственных за принятие решения о закупке.
Закупки должны проводиться с максимальной общей эффективностью, учитывающей затраты заказчика и экономическую выгоду от приобретенной продукции.
При оценке эффективности во внимание принимается как стоимость продукции, так и полные эксплуатационные расходы, а также цена проведения закупки. В ряде случаев нужно использовать косвенные показатели оценки эффективности, например, такие как влияние на имидж (нередко менеджер на более дорогом автомобиле воспринимается клиентами с большим уважением и доверием, а потому имеет лучшие шансы на заключение контракта и принесение прибыли компании).
Заказчик должен закупать только ту продукцию, которая действительно необходима и наилучшим способом удовлетворяет его реальным потребностям. Оценка целесообразности - внутреннее дело заказчика, но должна проводится независимо от конечного потребителя продукции.
| Цели и задачи прокьюремента | Проверка знаний: Закупки |