В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», принятом на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management - General» и введённого в действие с 01.07.2007, имеется специальный раздел (4), который называется: «Преимущества управления документами». Большое внимание здесь уделено роли документов для организаций и общества в целом. В разделе значится:
Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать её последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчётность.
Документы позволяют организациям:
Исходя из этого, закономерным представляется интерес организаций к сфере управления документами. «Управление документами» в соответствии с названным стандартом – это «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций…
Управление документами в организации включает в себя:
Традиционно в нашей стране сфера деятельности, связанная с созданием и организацией работы с документами в управлении, называлась делопроизводством. С середины 1970-х годов гг. в связи с созданием автоматизированных систем управления была предпринята попытка заменить термин «делопроизводство» новым термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ), однако ожидаемой замены не произошло, термин «делопроизводство» оказался чрезвычайно живучим, возможно, из-за удобства в употреблении. В настоящее время оба термина употребляются на равных, хотя часто термин «делопроизводство» используют, когда речь идёт об организации и приёмах работы с традиционными документами, а термин «документационное обеспечение управления» - когда речь идёт о применении компьютерных технологий в работе с документами.
Вернемся снова к терминологии. Ранее мы уже рассмотрели общие положения и определение термина документооборот. Терминология в области ДОУ установлена в настоящее время в законодательных и нормативных правовых актах РФ, государственных и национальных стандартах и словарях.
В соответствии с определением, зафиксированным в основополагающем терминологическом государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
«делопроизводство - Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов»
«документационное обеспечение управления - Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.»
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г. № 477, определяют делопроизводство как «деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти».
Таким образом, в обоих определениях подчёркивается наличие двух составляющих делопроизводства (ДОУ): создание документов и работа с ними. Изучение составных частей делопроизводства должно подвести к выводу о том, что документирование и организация работы с документами представляют собой два последовательных и взаимосвязанных этапа и являются предметом делопроизводства.
«Документирование» в ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяется как «документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.»; аналогичное по смыслу определение значится в Правилах…(2009): «документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке». Документирование включает все операции по подготовке, согласованию, оформлению и изготовлению документов. Результатом документирования является документ.
«Организация работы с документами» по стандарту - это «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Это понятие включает в себя весь комплекс работ с готовыми документами, созданными организацией или полученными ей извне.
Как вы уже знаете, в действующих в настоящее время нормативно-методических государственных актах даются разные определения термина «документ».
В ГОСТ Р 7.0.8-2013 значится: «документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
В соответствии с этим же стандартом «реквизит документа: Элемент оформления документа.». Отсюда следует, что данное определение касается лишь официальных документов.
Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа
В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» термин «документ» отсутствует, а определение термина «документированная информация» даётся следующим образом: «документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель».
«Информация» трактуется законом как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления», таким образом, понятие «информация» является более широким, чем понятие «документ».
В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». В определении подчёркнута информационная, правовая и управленческая функции документа.
В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) зафиксировано следующее определение: «документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти».
Определение термина «официальный документ» зафиксировано в ГОСТ Р 7.0.8-2013 и формулируется как
«Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.».
Таким образом, определение термина «документ», зафиксированное в Правилах, во-первых, не содержит синонима «документированная информация», во-вторых, по сути представляет собой конкретизированный (применительно к органам федеральной исполнительной власти) вариант определения, включенного в ГОСТ Р 7.0.8-2013.
C понятием «официальный документ» тесно связаны такие понятия, как «реквизит документа», «формуляр документа», «бланк документа». Содержание этих понятий, обозначенных соответствующими терминами, и их определения также раскрыты в терминологическом стандарте 1998 г.
В документационном обеспечении управления используются различные термины, отражающие этапы подготовки документа («беловой документ», «черновой документ», «проект документа»), типы документов в зависимости от вида носителя документированной информации («текстовой документ», «письменный документ», «машинописный документ», «аудиовизуальный документ» и др.), этапы, процедуры работы с документами («документооборот», «регистрация документа», «контроль исполнения документов», «формирование дела»), направления совершенствования делопроизводства («унифицированная форма документа», «табель унифицированных форм документов»). Большинство терминов включено в ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Вместе с тем, необходимо учитывать, что терминология ДОУ, особенно в условиях развития новых информационных технологий, неуклонно развивается. Так, в относительно новый для нашего государства национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 вошли такие термины как «система управления документами», «конвертирование», «метаданные», «миграция» и др. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ значатся, например, термины «электронный документ», «электронная цифровая подпись». В Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» включены основные термины, действующие в информационной сфере: «информационные технологии», «информационная система», «конфиденциальность информации» и др.
| Унификация и стандартизация | Современное государственное регулирование ДОУ в России |