Основные положения ГСДОУ

Разделы дополняются двенадцатью приложениями. Часть из них:

• перечень межотраслевых унифицированных систем документации;
• перечень государственных стандартов;
• перечень общесоюзных классификаторов технико-экономической информации;
• примерный перечень документов, подлежащих утверждению;
• примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать;
• перечень нормативно-методических документов для определения сроков хранения;
• перечень типовых сроков исполнения документов – устарели и уже не соответствуют требованиям современных нормативных актов.

Другие приложения :

• правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм;
• форма номенклатуры дел структурного подразделения;
• форма номенклатуры дел организации;
• типовые задачи, функции и права службы документации в организации – взяты за основу и с некоторыми изменениями, продиктованными зачастую внедрением новых компьютерных технологий, с успехом используются в настоящее время.

Форма обложки дел постоянного и долговременного хранения осталась прежней.

Несмотря на изменения, происшедшие к настоящему времени в нормативно-правовой базе, несмотря на внедрение в делопроизводство компьютерных технологий, ГСДОУ до сих пор не утратила своей значимости в принципиальных положениях и используется в практической деятельности организаций. Вместе с тем, следует учитывать, что действующими являются те положения, которые не противоречат требованиям современных государственных нормативных актов.

В соответствии с ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О техническом регулировании» (2007) «участники работ по стандартизации, а также национальные стандарты, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, правила их разработки и применения, правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации, своды правил образуют национальную систему стандартизации». Обратимся к стандартам. В приведённом определении обозначены национальные стандарты, однако необходимо отметить, что в состав фонда документов национальной системы стандартизации входят межгосударственные, государственные и национальные стандарты, отраслевые стандарты. К числу стандартов, определяющих отдельные направления ДОУ, кроме названных выше, относятся, например:

Остановимся подробнее на следующих:

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» разработан Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела, принят и введён в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. Дата введения - 1 июля 2003 г. Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД). Устанавливает состав реквизитов документов; требования к их оформлению; требования к бланкам документов; включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. Состоит из четырёх разделов:

• область применения;
• состав реквизитов документов;
• требования к оформлению реквизитов документов;
• требования к бланкам документов.

Разделы дополняются двумя приложениями: в приложении А помещены схемы расположения реквизитов документов, в приложении Б – образцы бланков документов.

Несмотря на провозглашённый законом «О техническом регулировании» принцип добровольного применения стандартов, в отношении оформления документов организациям следует ориентироваться на рассматриваемый ГОСТ Р 6.30-2003. Этот документ аккумулирует огромный опыт отечественного документоведения. Его внедрение способствует унификации документов, которая, в соответствии с ГСДОУ, «проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники» (в настоящее время – компьютерных технологий).

Однако необходимо иметь в виду, что в связи с появлением Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства от 15 июня 2009 г. № 477, федеральные органы исполнительной власти при оформлении документов обязаны руководствоваться Р.III, п.5 Правил гласит: «документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210+297 мм) или А5 (148+210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление». Из стандарта в Правила включен состав реквизитов, необходимых для оформления документов именно федерального органа исполнительной власти, однако в ряде случаев требования Правил расходятся с ГОСТ Р 6.30-2003 (нет «отметки о поступлении документа», нет «идентификатора электронной копии документа», появилась «отметка о конфиденциальности», вместо одного реквизита «подпись», появилось два: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица»). К сожалению, изменены названия некоторых реквизитов. Но, в общем и целом, прописывая состав реквизитов, разработчики постарались сохранить преемственность Правил и стандарта.

Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», как уже отмечалось выше, идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management - General». Он регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Управление документами в организациях провозглашается основной функцией менеджмента.

Стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе её деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001; методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. Не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях. Стандарт предназначен для руководителей (менеджеров) организаций; специалистов в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудников (персонала) организаций; физических лиц, обязанных создавать и сохранять документы.

Состоит из следующих разделов:

• область применения (обозначены предмет регулирования, сфера распространения, рекомендательный характер применения);
• нормативные ссылки (перечислены использованные международные стандарты);
• термины и определения (всего - 19; термины приведены с англоязычными эквивалентами; ряд терминов: конвертация, метаданные, миграция и др. являются новыми для отечественного делопроизводства);
• преимущества управления документами (см. раздел 1 данных методич. указаний);
• нормативная среда (см. раздел 1 данных методич. указаний);
• политика управления документами и ответственность (прописана необходимость документально фиксировать, поддерживать и распространять принципы политики, процедуры и практику управления документами; распределять и отражать в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации ответственность за работу с конкретными документами между всеми сотрудниками. Особого внимания заслуживают положения об ответственности всех сотрудников организации за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность и об обязанности архивных органов принимать участие в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами);
• требования к управлению документами (перечислены составляющие комплексной программы управления документами; изложены общие требования к документам, в том числе к электронным: «Документ должен объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринято действие. Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчётности. Электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности»; определены характеристики, которыми должны обладать подлинные документы, а именно: аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования);
• проектирование и внедрение системы управления документами (обозначены мероприятия, входящие в стратегию внедрения системы управления документами в организации: проектирование системы управления, документирование процессов функционирования системы управления документами, подготовка сотрудников, конвертирование документов в новую систему управления документами и новые форматы, установление стандартов, проверка соответствия им и их соблюдения, определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов; определены характеристики систем управления документами: надёжность, целостность, соответствие, комплексность, системность; прописаны требования к проектированию, внедрению систем управления документами, и прекращению их применения, а также методология этой работы);
• процессы управления документами и контроль (рассмотрены требования, которые должны предъявляться к экспертизе документированной информации: анализ нормативной среды и потребностей деловой деятельности и отчётности, оценка степени рисков в случае, если эти документы не будут включены в систему; прописан процесс принятия решений об определении сроков хранения документов; определены цели управления хранением документов и включения документов в систему управления документами; перечислены методы, обеспечивающие включение документов в систему управления документами: классификация и индексирование, расположение документов в логической последовательности (как бумажных дел, так и электронных директорий), регистрация, системы, формализующие модели действий, осуществляемых в процессе деловой деятельности; определены цели, требования, методы, действия, необходимые для проведения работ по классификации, хранению и обращению с документами, организации доступа к ним, контролю документооборота, отбору и передаче документов на последующее хранение и уничтожение, документированию процессов управления документами: «Документация, описывающая процессы управления документами и системы управления документами, должна отвечать соответствующим правовым, организационным и техническим требованиям. Должны быть чётко установлены полномочия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение…Все решения о включении документов в систему управления документами и установлении сроков их хранения следует чётко документировать и хранить»);
• мониторинг и аудит (обоснована необходимость проведения мониторинга и аудита, в том числе сторонними организациями, для обеспечения соответствия процедур и процессов, происходящих в системе управления документами, требованиям организации и для получения ожидаемых результатов);
• обучение (для организаций, стремящихся соблюдать требования стандарта, обозначена необходимость подготовки и принятия долгосрочных программ обучения всех сотрудников. В разработке учебных программ могут участвовать сторонние организации).

Основные разделы дополняют предметный указатель и справочное приложение А, содержащее сведения о соответствии национальных стандартов РФ ссылочным международным стандартам. Как и другие национальные стандарты, он носит рекомендательный характер, однако является обязательным для организаций, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества.

Следующую группу нормативных документов по ДОУ составляют общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. В соответствии с ФЗ «О техническом регулировании» «Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (далее - общероссийские классификаторы) – нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с её классификацией (классами, группами, видами и другим) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией» (ст.15).

В настоящее время в стране действует более тридцати общероссийских классификаторов. Для определения состава и оформления организационно-распорядительных документов, в том числе кадровой документации, а также кадровой первичной учётной документации (личная карточка формы Т-2, Т-2ГС, учётная карточка научного, научно-педагогического работника формы Т-4) организациями используются следующие классификаторы:

Особое место среди классификаторов занимает ОКУД, в состав которого входят унифицированные системы документации и формы документов, разрешённых к применению в народном хозяйстве.